10 dicas para manter seus e-mails em dia

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Você já pensou que o tempo é um “produto” perecível, o qual não podemos armazenar para consumir mais tarde e quando desperdiçado não pode ser recuperado?
Por isso devemos começar a administrá-lo de forma consciente.
Administrar o tempo não significa ficar contando os minutos dedicados a cada atividade, mas saber definir prioridades tendo consciência do que, para nós, é mais urgente, dentre as várias coisas que precisamos fazer.
Provavelmente numa sociedade atribulada como a nossa, NUNCA vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos fazer. Assim, devemos determinar prioridades e seguir algumas práticas que poderão nos auxiliar maximizar a utilização de nosso tempo.
10 dicas para manter seus e-mails em dia
1- Colocar um mecanismo anti-span
2- Reservar 2 momentos por dia (preferencialmente de manhã e de tarde) para consultar sua caixa de entrada
3- Responda-os imediatamente não os coloque em uma pilha para serem resolvidos mais tarde.
4- Dê respostas rápidas ou encaminhe para quem possa respondê-lo.
5- Delegue algumas correspondências. Para isso adote o padrão de cartas circulares onde não se faz necessário o toque pessoal.
6- Delegue a leitura. Solicite que lhe apresentem apenas o resumo. Além de lhe economizar tempo com o assunto permite avaliar o potencial da equipe
7- Tenha certeza de ficou claro o que você queria transmitir, mesmo que para isso você tenha que se dedicar uns minutos a mais para uma comunicação mais esclarecedora, isso evita retrabalho com um assunto que já estava considerado morto
8- Crie um endereço pessoal para fornecer aos amigos e parentes (para as possíveis inutilidades: piadas, pensamentos, mensagens em PPS) que deve ser consultado fora do horário de trabalho
9- Tente resolver pessoalmente os assuntos que envolvem seus colegas de trabalho (vizinhos de mesa). É mais rápido e evita o acúmulo da caixa postal
10- Organize os e-mails recebidos, que não possam ser deletados, por assunto ou destinatário, isso facilitará uma consulta futura
Todos dispomos de exatamente o mesmo tempo durante o dia: 24 horas. Nem mais, nem menos. Entretanto, uns conseguem realizar uma grande quantidade de coisas num dia, outros, têm o sentimento de que o dia acabou e não fizeram nada. Se você se encaixa no segundo grupo está na hora de mudar…

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